Politique sur la protection des renseignements personnels

Guylaine Vachon CPA reconnaît l’importance de la protection des renseignements personnels et se préoccupe de la façon dont elle traite ces renseignements.

Nous nous engageons donc à ne recueillir, n’utiliser, ne communiquer et ne conserver que les renseignements personnels vous concernant qui sont nécessaires à l’exercice de nos activités et de nos services.

Guylaine Vachon CPA a adopté une Politique sur la protection des renseignements personnels, l’applique dans le cours de ses affaires, et a désigné, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la «LPRPSP»), une personne responsable de la protection des renseignements personnels et de la vie privée au sein de son entreprise. L’identité et les coordonnées de cette personne sont mentionnées à la fin de la présente section.

1. Quels peuvent être les renseignements personnels collectés par Guylaine Vachon CPA ?

Aux fins des présentes, le terme « renseignement personnel » désigne tout renseignement concernant un individu identifiable ou permettant de l’identifier, au sens de la LPRPSP ainsi que des autres lois et règlements, provinciaux ou fédéraux, applicables en matière de protection des renseignements personnels (collectivement désignés, la « Loi »).

2. Quand et comment s’effectue la collecte des renseignements personnels?

Dans le cours normal de ses activités et dans le cadre de ses affaires et de sa prestation de services, Guylaine Vachon CPA collecte certains renseignements personnels nécessaires à ces fins ou à toute autre fin compatible, si les critères de la Loi sont respectés. Des renseignements personnels peuvent également être collectés par Guylaine Vachon CPA dans un contexte d’emploi, de connaissance de sa clientèle, de recouvrement, de consultation et de relations d’affaires.

Les renseignements personnels que nous collectons peuvent notamment être relatifs à votre identité, vos coordonnées, votre santé, votre situation sociale ou familiale, à votre emploi, à votre recrutement, à votre information financière, à votre formation ou à votre éducation des individus concernés, selon la nature de notre relation. Certaines de vos pièces d’identité comprenant des renseignements personnels pourraient également être collectées par Guylaine Vachon CPA. Ces renseignements personnels peuvent notamment inclure :

• votre nom et votre adresse;
• votre numéro de téléphone, votre adresse postale, votre adresse courriel ou autres coordonnées de nature personnelle;
• des coordonnées bancaires, numéros de carte de crédit ou autres renseignements liés à la facturation;
• des données personnelles que vous nous fournissez, à titre de client;
• les détails de vos visites sur nos sites Web ou autres renseignements recueillis au moyen de témoins et d’autres technologies de suivi;
• des données techniques, telles que l’adresse de protocole Internet (adresse IP) de votre ordinateur, qui nous permettent d’obtenir plus de détails au sujet du navigateur et du système d’exploitation que vous utilisez;
• des renseignements relatifs au recrutement, incluant notamment  curriculum vitae, renseignements sur la scolarité et expériences professionnelles préalables;
• des renseignements relatifs à vos préférences de communication; et
• toutes les autres données personnelles vous concernant que vous pourriez nous fournir.

Nous veillons à ce que les personnes concernées par ces renseignements personnels soient avisées de leur collecte et à ce qu’elles en comprennent les fins.

Dans les cas où nous collectons des renseignements personnels auprès d’un tiers, soit une personne autre que celle concernée par ces renseignements, la personne qui procède à la communication doit s’assurer d’avoir obtenu le consentement de la personne concernée par lesdits renseignements personnels et de l’avoir avisée de cette communication, au préalable.

3. À quelles fins sont utilisés vos renseignements personnels?

Guylaine Vachon CPA recueille, utilise et communique les renseignements personnels, notamment concernant ses employés, ses clients et ses fournisseurs, dans le cadre de la fourniture de ses services, de ses activités et, dans certains cas, pour répondre à des obligations juridiques qui découlent de la Loi.  Les renseignements personnels que Guylaine Vachon CPA recueille peuvent également être requis afin de lui permettre de s’acquitter de ses obligations contractuelles envers sa clientèle et d’autres tiers.

À titre d’exemple, nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels notamment aux fins suivantes :

• établir et maintenir nos relations avec nos clients, fournisseurs et autres partenaires;
• fournir des conseils et des services professionnels, remplir nos obligations professionnelles et éviter les conflits d’intérêts;
• communiquer des renseignements personnels à des tierces parties et recevoir des renseignements personnels de leur part afin de fournir des services professionnels;
• évaluer l’opportunité pour Guylaine Vachon CPA d’établir des relations d’affaires avec d’éventuels clients ou fournisseurs, notamment aux fins d’évaluer leur solvabilité;
• procéder à l’émission de factures, au suivi de la facturation, au recouvrement des sommes qui nous sont dues et, si nécessaire, à l’exercice de nos recours judiciaire en lien avec tel recouvrement;
• établir ou entretenir une relation d’emploi ou une relation contractuelle, ou y mettre fin;
• recueillir, utiliser et communiquer vos renseignements personnels tels que permis par les exigences ou dispositions légales ou réglementaires et pour se conformer à ces exigences ou dispositions; et
• recueillir, utiliser et communiquer vos renseignements personnels à toutes autres fins auxquelles vous consentez.

4. Dans quels cas et à qui les renseignements personnels peuvent-ils être communiqués?

Il arrive que Guylaine Vachon CPA communique des renseignements personnels qu’elle détient à des tiers, notamment à des entreprises qui agissent en sous-traitance pour elle ou à titre de fournisseur de services. Ces tiers peuvent, dans certains cas, se trouver hors de la province de Québec de sorte que les renseignements personnels que Guylaine Vachon CPA collecte et détient peuvent se situer dans un endroit ayant un régime juridique applicable différent de celui du Québec.

Les contrats que Guylaine Vachon CPA conclut avec des tiers exigent d’eux qu’ils préservent la confidentialité des renseignements personnels et prévoient, notamment, l’obligation de ceux-ci à respecter le cadre juridique applicable à Guylaine Vachon CPA en matière de protection des renseignements personnels et de la vie privée.

Sous réserve d’une exception prévue à la Loi, un consentement sera demandé aux personnes concernées par les renseignements personnels si Guylaine Vachon CPA devait communiquer à des tiers des renseignements personnels qui ne sont pas en lien avec ses opérations courantes et ses activités ou qui ne sont pas compatibles avec les fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Il est également possible que nous communiquions certains renseignements personnels que nous détenons dans le cadre d’une transaction commerciale ou dans d’autres cas prévus à la Loi. Advenant que les circonstances de la communication fassent en sorte que nous n’ayons pas à demander le consentement des personnes concernées par les renseignements personnels, nous respecterons les exigences de la Loi pour procéder à telle communication.

Également, Guylaine Vachon CPA peut être tenue de communiquer certains renseignements personnels qu’elle détient à des autorités gouvernementales ou des organismes chargés d’appliquer des lois.

5. Quels sont les moyens pris pour protéger les renseignements personnels?

Guylaine Vachon CPA met en œuvre des politiques et des pratiques encadrant la gouvernance de l’entreprise et la protection des renseignements personnels. Les renseignements personnels qu’elle détient sont conservés dans des endroits sécurisés, selon les pratiques généralement reconnues, et l’accès à ces renseignements est limité aux employés qui ont besoin d’y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.

Les employés de Guylaine Vachon CPA sont sensibilisés à l’importance de la protection des renseignements personnels et aux mesures à préconiser pour veiller au respect de la confidentialité de ces renseignements. Dans le cadre de leurs fonctions, les employés suivent des procédures qui protègent la confidentialité des renseignements personnels et qui favorisent les meilleures pratiques en la matière.

Guylaine Vachon CPA veille à la protection des renseignements personnels dès leur collecte et implante des mesures de sécurité ayant pour objectif de les protéger contre un usage non conforme à la Loi, à éviter les pertes accidentelles, les modifications, les divulgations ou les accès non autorisés, un mauvais usage ou toute forme illégale d’utilisation. Cependant, Guylaine Vachon CPA ne peut garantir que les renseignements personnels qu’elle collecte sont assurément protégés contre toute atteinte.

6. Où sont conservés les renseignements personnels recueillis?

Les renseignements personnels que nous détenons peuvent être détenus ou transférés hors de la province de Québec, incluant dans des pays autres que le Canada et dont les règles en matière de protection des renseignements personnels diffèrent de celles du Québec et du Canada. Lorsque des renseignements se trouvent à l’extérieur du Québec ou du Canada, ils sont assujettis aux lois du pays où ils se trouvent de sorte qu’ils peuvent être collectés, conservés, communiqués, utilisés ou détruits autrement que selon les exigences des Lois.

7. Quelle est la durée de conservation des renseignements personnels?

Sauf autorisation et sous réserve des obligations de conservation prévues aux Lois ou dans la législation applicable à Guylaine Vachon CPA ou à ses professionnels, dont celles des ordres professionnels, Guylaine Vachon CPA ne conserve les renseignements personnels que pour une période équivalente au temps nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été collectés. Guylaine Vachon CPA veille au respect des exigences déontologiques, légales, fiscales, comptables. À l’expiration de la période de conservation, les renseignements personnels sont détruits, supprimés ou anonymisés, selon les prescriptions de la Loi et les meilleures pratiques. Les renseignements anonymisés ne permettent plus, de façon irréversible, l’identification de la personne concernée.

8. Quelles sont les mesures mises en place en cas d’incident de confidentialité?

En cas d’incident de confidentialité ou de doute quant à la survenance d’un incident de confidentialité impliquant un ou des renseignements personnels, nous suivons les dispositions de la Loi en vigueur et prenons les mesures raisonnables pour mitiger les risques qu’un préjudice soit causé aux personnes concernées par les renseignements personnels visés par l’incident. Guylaine Vachon CPA procèdera à une analyse rigoureuse de tout incident et de tout événement pouvant potentiellement être un incident et suivra son Plan de gestion des incidents. Nous prenons au sérieux nos obligations légales et réglementaires en matière de documentation et de dénonciation des incidents de confidentialité.

9. À qui adresser une plainte liée à la confidentialité?

La personne qui croit que ses renseignements personnels ou que ceux d’une autre personne ont fait l’objet :

• d’un accès non autorisé par la Loi;
• d’une utilisation non autorisée par la Loi;
• d’une communication non autorisée par la Loi;
• d’une perte ou de toute autre atteinte aux protections prévues à la Loi

est invitée à formuler sa plainte par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels.

La plainte doit comprendre les détails pertinents connus, à savoir les renseignements personnels visés, le contexte, le préjudice potentiel ou réel subi ou que les personnes concernées par l’événement pourraient subir, ainsi que les dates pertinentes. Les détails de l’incident rapporté doivent être décrits avec autant de précision que possible, pour qu’une intervention puisse être réalisée rapidement.

Tout employé qui serait saisi d’une plainte sait devoir la transmettre, dès sa réception, au Responsable de la protection des renseignements personnels qui la traitera équitablement.

10. Personne responsable de la protection des renseignements personnels

Si vous souhaitez nous formuler des questions, des commentaires ou une plainte concernant la façon dont Guylaine Vachon CPA traite les renseignements personnels au cours de leur cycle de vie au sein de l’entreprise ou si vous désirez faire valoir vos droits prévus à la Loi, vous pouvez communiquer à la personne responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont les suivantes :

Guylaine Vachon CPA

Guylaine Vachon
Responsable de la protection des renseignements personnels
825, boul. Lebourgneuf, b.105
Québec (Qc)  G2J 0B9

Cette politique a été mise à jour pour la dernière fois le 21 décembre 2023.